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企业资源计划 (ERP) 是指组织用于管理日常业务活动的一套软件，这些活动包括会计、采购、项目管理、风险管理和合规性、供应链运营等等。完整的 ERP 套件还包括企业绩效管理软件，用于帮助企业针对财务结果制定计划和编制预算，以及预测和报告财务结果。 这些 ERP 系统将大量业务流程联系在一起，实现了各业务流程之间的数据流动。通过从多个来源收集组织的共享事务数据，ERP 系统可以整合信息源，以消除数据重复并确保数据的完整性。 如今，各个行业中各种规模的企业都需要使用 ERP 管理系统来管理业务，ERP 是企业不可或缺的一部分，就像电灯离不开电一样。
这些解决方案能够如何帮助管理企业的日常业务活动，如会计、财务、采购、项目管理、供应链和制造？ 企业资源计划系统指的是在本地或云端部署的完整集成平台，主要用于管理生产型企业或分销业务的所有方面。此外，ERP 系统还支持企业核心会计职能的全方位财务管理、人力资源管理、供应链管理和制造管理。 ERP 系统可跟踪生产、物流和财务流程的各个方面，从而提供整个业务流程的透明度。这些集成系统充当了企业端到端工作流和数据的中心枢纽，让各个部门可以访问。 ERP 系统和软件旨在支持中小型企业的多种职能，包括为您的企业提供定制化功能。
尽管在描述 ERP 软件时经常使用“财务管理”一词，但财务管理和 ERP 并不是一回事。财务管理是 ERP 诸多模块的一个子集。 财务管理是企业财务部门的业务职能，包括财务会计、分类账会计、会计中心应付账款和应收账款、收入管理、计费、补助、费用管理、项目管理、资产管理、合资企业会计和收款等模块。 财务管理软件利用报告和分析功能来满足各管理机构的报告要求，例如国际财务报告准则 (IFRS) 基金会、制定美国通用会计准则 (GAAP) 的财务会计准则委员会 (FASB) 以及其他国家/地区的会计准则（例如，德国的 HGB 和法国的 PCG）。 对于上市公司，财务管理软件必须能够为相应的监管机构生成定期财务报表，例如美国证券交易委员会 (SEC)（提供 10-Q 季报和 10-K 年报等报告）、欧洲证券和市场管理局 (ESMA) 等。这类财务报告工作一般由管理层陈述与分析工具完成。财务管理的最终负责人是 CFO。 相对而言，财务管理只处理业务的一个领域，而 ERP 涵盖广泛的业务流程 — 包括财务管理。ERP 软件可能包含的功能有：采购、供应链管理、库存、制造、维护、订单管理、项目管理、物流、产品生命周期管理、风险管理、企业绩效管理 (EPM) 和人力资源/人力资本管理。 ERP 还与客户关系管理 (CRM) 解决方案等前台应用集成，从而构建客户的整体视图。此外，基于云的 ERP 应用通常嵌入了新一代技术，例如物联网 (IoT)、区块链、人工智能 (AI)、机器学习和数字助手。这些先进的技术提供的数据和能力不仅增强了许多传统的 ERP 功能，还为企业提高效率、推出新服务以及在整个企业范围获得更深入的洞察创造了新的机会。由于 ERP 系统在整个企业中无处不在，其管理通常由相关团队与 CFO 以及 CIO、COO 等主要企业高管合作完成。 基于云的 ERP 应用通常嵌入了新一代技术，例如物联网 (IoT)、区块链、AI、机器学习和数字助手。
这ERP 管理系统在设计时都会依据一个规范定义的数据结构（模式），该模式通常拥有一个通用数据库。这有助于确保整个企业统一使用基于通用定义和用户体验的规范化信息。借助 ERP 管理系统，企业可以将这些核心构造连接至跨业务部门（财务、人力资源、工程、营销和运营等部门）的工作流驱动的业务流程，从而将系统和系统用户连接起来。简而言之，ERP 是现代企业用于整合人员、流程和技术的工具。 让我们以一家从多个供应商处采购零部件的汽车制造企业为例来说明。ERP 系统不仅能跟踪物料的申请和采购过程，还能确保每个部件在整个采购到付款流程中都使用统一、清洁的数据，并且这些数据始终与企业工作流、业务流程、报告以及分析相关联。 这家汽车制造企业妥善部署了 ERP 管理系统，之后他们开始使用适当信息来统一标识各个部件。例如，他们用零件名称、尺寸、材料、来源、批号、供应商零件编号、序列号、成本和规格，以及其他许多描述性和数据驱动的信息来标识“前制动片”。 数据是每一家现代企业的命脉，因此企业需要借助 ERP 管理系统来更轻松地收集、组织和分析数据，并将数据分发给需要它们来有效履行其职责和任务的个人和系统。 ERP 管理系统还能确保将这些数据字段和属性汇总到企业总账中的正确账户，以便正确跟踪和表示所有成本。如果“前制动片”在一个软件系统（或者一组电子表格）中称为“前制动器”，在另一个系统中称为“制动片”，在第三个系统中又称为“前片”，那么这家汽车制造企业将很难搞清楚每年究竟在“前制动片”上花了多少钱，以及是否应该更换供应商或者与供应商商谈更优惠的价格。 ERP 管理系统的一个重要原则是集中收集并广泛分发数据。ERP 让混乱的环境变得秩序井然。通过实施 ERP，企业不必再使用多个单独的数据库以及大量零散孤立的电子表格，所有用户（从 CEO 到应付账款办事员）将能以一致的方式创建和存储数据并使用来自通用流程的相同数据。安全、集中化的数据信息库让企业中每一个人都增强了信心，因为他们知道自己能够及时获得准确、完整的数据。组织中执行的每一个任务（从季度财务报表到各个未偿应收账款报告）因此而确保了数据完整性，摆脱了对容易出错的电子表格的依赖。
ERP 管理系统对于当今企业的影响是不容忽视的，它整合了企业数据和流程，让企业可以统一协调不同的部门并改进工作流，从而大幅节省成本。具体的业务收益包括：
●改善业务洞察 — 利用报告生成的实时信息
●降低运营成本 — 采用精简的业务流程和优秀实践
●加强协作 — 用户可共享合同、请购单和采购单中的数据
●提高效率 — 提供跨业务职能的通用用户体验和完善定义的业务流程
●一致的基础设施 — 支持从后台到前台的整个部署，为所有业务活动提供一致的外观和体验
●提高用户采用率 — 提供通用的用户体验和设计
●降低风险 — 提高数据完整性并加强财务控制
●降低管理和运营成本 — 采用统一的集成系统
